年鉴是系统汇辑上一年度重要文献信息，逐年编纂、连续出版的，具有一定官方及史志特色的资料性、综合性、实用性工具书。学校年鉴全面、系统、翔实地记录上一年度学校各方面工作的基本情况、重要工作和重大事件，突出了“服务教育教学”的主题，集中反映了学校当年度教育思想、教育水平、教育状态，以及改革发展的突出成绩和有益经验。我校自1994年开始编写出版年鉴，是省内较早出版年鉴的高校之一。学校年鉴把学校的建设、历史沿革、发展轨迹、辉煌成就、师生风采、学校精神等发展要素如实记录下来，随着年鉴功能和作用的不断发挥，已渐渐成为学校各部门工作中不可缺少的一部案头书。
笔者结合22年来参与编纂年鉴工作的体会，浅谈一下学校年鉴的特点，以及在学校管理工作中的重要作用。
一、我校年鉴的主要特点
（一）权威性。我校年鉴由校长办公室主编，在确定好基本框架体例后，各类目的内容由相关部门负责提供。编纂人员将大量的信息资料经过筛选、整理、分析、加工，突出重点、点面照应，最后以高度密集的方式，将信息传送给读者，其资料是可靠的，内容是真实的，具有很强的权威性。
（二）全面性。我校年鉴包含了年度学校机构设置、人才、师资队伍建设、教学科研水平、学科学位点建设、各类学生情况、国际交流与合作、附属单位、大事记等方面的内容，从不同角度、不同侧面反映了学校各方面的发展变化，因而内容翔实全面。
（三）连续性。我校年鉴是逐年编辑出版，不得中断的。其内容前后联系，互相衔接，是一个连续不断的系列编研成果，它能系统地反映出学校历史发展面貌。
（四）时效性。我校年鉴内容是有时间要求的，时间跨度，必须严格界定在上年度之内。年鉴所承载的上年度的信息，随着时间的流逝，会失去其最大的价值，所以年鉴时效性的强弱直接影响到整部年鉴的使用价值。
二、学校年鉴的重要功能
（一）为学校建设发展存史留资。编撰学校年鉴是对学校有存档价值材料进行选择整理、去粗取精的过程。学校年鉴作为编年体史册，其史料价值体现在学校的历史沿革所形成的文化积淀上，有利于师生员工直接去感受学校发展历史，对我校的历史感、成就感及文化感的形成至关重要。年鉴本身就是一种档案资料，由于其特点是逐年续编、不得中断，其内容前后联系、互相衔接，成为一个连续不断的系列编研成果，在诸多方面可以有效地替代有关档案的查阅。例如，学校为迎接校庆而编写的几本校史，需要一个时段的资料，如每年各类学生的招生、毕业、在校人数，学科与学位点建设、对外交流与合作，基本建设、学校机构人员调整等情况，都能从多部年鉴中查找出来，减少了查阅大量文书档案的环节和工作量。
（二）为学校制定决策提供依据。学校年鉴能够准确、全面、系统地反映每一年度学校教育事业发展变化的基本统计资料，包括教学、科研、师资、设备、财务等各种数据和比例关系及教学改革、学科建设、科学研究、对外交流、人才培养等方面的发展进程和最新成就，反映了教育指导思想、办学管理水平、教学质量的基本状况。正因为年鉴有了大量的、准确的各方面信息，为学校制定发展规划提供了历史的、现实的可靠依据。
全面推行校务公开，有利于管理部门制定或调整工作决策，有利于增进部门间的相互了解，密切部门间的相互合作。通常的校务公开方式是通过召开大会、文件通知、校刊发表等渠道实现的。年鉴具有信息量大、综合性强的特点，在发布方式上有明显的优势，是校情发布、上下沟通的重要渠道。
（三）为使用者提供丰富有效信息。学校年鉴以年为期，周而复始地提供新信息，是逐年更新的信息载体，是取之不尽的再生信息资源，具有其它读物所无法代替的，随着时间积累而不断升值的信息价值。年鉴在整体框架下各部分又能单独成篇，全面反映学校某个方面的整体状况和水平。例如，《山东师范大学年鉴（2014年）》第九部分“队伍建设与人事工作”，收录了教职工基本情况，专任教师、专业技术人员和教学名师情况，国家、省级人才项目和人才引进情况等内容，比较全面地反映了我校人才和师资队伍建设水平。年鉴丰富的内容为利用者提供了大量有效信息，在迎接各项评估检查和申报项目等工作中，有关部门的同志充分利用多年的年鉴，很快查找到相关数据和资料，进行汇总分析，写出汇报材料，大大提高了工作效率。
（四）校际间交流媒介和社会了解学校的窗口。年鉴不仅为本校各部门所利用，而且可以与其它高校进行交流，起到交流媒介作用。在校际活动中，它已成为十分重要的交流赠品。通过相互赠阅和交流，不仅可以增强学校之间的了解与协作，而且可以促进各高校在比较中找差距，在比较中求发展。
新形势下，高等教育的竞争日趋激烈，学校已由封闭式办学模式转变为开放式办学模式，迫切需要了解社会，社会也急需了解学校，年鉴因而成为学校向社会展示实力、扩大影响、提高知名度的重要工具，成为社会了解学校、认识学校的一个重要窗口。年鉴是年度档案深加工的产物，记录了校园文化动态，是浓缩的校园文化精华。编好年鉴，为校守史，是山东师大档案人义不容辞的职责和义务。
