一、档案基本情况学校档案室1985年10月成立，正科级部门。2013年档案室更名为档案校史室，隶属于学校办公室。由校长分管，办公室主任主管，副主任负责，档案室负责具体工作。档案校史室设专职档案员2名，各部门设置兼职档案人员1名，实行档案工作三级管理网络（学校、档案室、学院和部门）。
　　档案校史室用房面积300平方米，密集架212立方米，实现办公、阅文、库房三分开；安装安全监控系统、自动报警系统、防爆照明系统；配备了电脑、打印机、扫描仪、复印机、碎纸机等档案管理办公设备。
　　开放大学的办学特点和我校实际情况，学校档案工作呈现出“服务远程教育、符合军工标准、重视信息化建设”的显著特点。档案管理2012年10月第一批通过云南省档案局、云南省教育厅的认证，成为云南省高校档案工作规范化管理首批示范点院校。
　　二、档案全总介绍
（一）档案全宗介绍学校档案实行集中统一管理，馆藏主要有云南广播电视大学、云南国防工业职业技术学院、云南开放大学三个全宗构成，包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、学生、外事、财会、出版物、声像、实物等十二类档案。截止2013年12月，馆藏纸质档案65202件，电子档案5662件，照片档案1341张，实物档案136余件，教学评估档案4481件，录音带、录像带、光盘89盒（张）。
　　1.云南广播电视大学（1978-2012年）全宗。云南广播电视大学成立于1978年5月。馆藏纸质档案56998件，电子档案5662件，照片档案1341张，实物档案136件，教学评估档案4481件，录音带、录像带、光盘89盒（张）。
　　2.云南国防工业职业技术学院（1983-2009年）全宗。云南国防工业职业技术学院是2004年由云南国防工业学校、云南国防技校、兵器职工大学（云光技校）合并成立的。云南国防工业学校成立于1983年10月，云南国防技校成立于1984年6月，兵器职工大学（云光技校）创办于1971年。馆藏纸质档案8204件。
　　3.云南开放大学（2012-）全宗。2012年12月，教育部批准由云南广播电视大学更名为云南开放大学。2013年各类档案正在收集整理归档。
　　（二）档案内容介绍
1.党群类。馆藏档案7899件。主要包括由党委办公室、统战部、宣传部、保卫处、组织部、纪委、团委、各基层党委、工会、离退休工作处等部门形成的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
　　2.行政类。馆藏档案27320件。主要包括行政综合、人事、审计、后勤资产管理、学院行政综合、图书资料、档案各行政机关及教辅单位形成的材料。
　　3.学生类。馆藏386件。主要包括学团工作相关文件、学生奖惩、社团活动、毕业生就业等材料。
　　4.教学类。馆藏21970件。主要包括开放教育、高职教育、成人教育、中职教育等学历教育形式的档案。内容包括：学校教学改革、培养目标、学科建设、专业设置、教学评估、新生录取名册、学籍变更，学历教育学生成绩册、教材等材料。
　　5.科研类。馆藏1370件。主要包括上级和本校有关科研工作的科研计划及科研经费、科研管理规章制度、科研成果汇编、科研项目、论文专著等材料。
　　6.基本建设类。馆藏6245件。主要是是学府校区和呈贡校区一期建设的教学用房、生活用房及辅助用房过程中，围绕建筑工程所形成的材料。
　　7.仪器设备类。馆藏2035件。主要包括学校购买、使用仪器设备过程中产生的采购合同、招标标书及设备使用说明等各类文件材料。
　　8.出版物类。馆藏160件。主要包括学校自行编辑出版的报纸、学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
　　9.外事类。馆藏316件。主要包括学校派遣有关人员出国材料；学校聘请的外籍教师；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理等材料。
　　10.财会类。馆藏4815件。主要包括财务会计工作的管理等文件，各种决算报表、统计报表、会计帐簿、会计凭证、工资发放名册等材料。
　　11.声像类。馆藏1430件。主要包括照片、光盘、磁盘等载体形式，反映学校历史变化及各项工作、电子课件等。照片1341张，录音带、光盘89盒（张）。
　　12.实物类。馆藏136件。包括学校获得的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗；机构变更或撤消、合并失效的印章，包含钢印、铜印等经公安机关审批后制作的印章；上级领导及社会知名人士为学校的题词、作画；学校发展中有纪念意义的物品；建校以来使用过的校牌、匾等物品；学校在外事活动中获赠的纪念品、礼品。
　　三、学校档案的开发利用工作多年来档案室正确处理保管与利用的关系，多渠道的提供服务，提高档案查找的质量，工作热情主动，为学校管理、教学研究、教学评估、科学研究及毕业生提供纸质档案和电子档案的服务。几年来档案利用人次、卷次，明显提高。