作为学校的行政中枢，办公室处于承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的重要地位。当前，做好办公室工作，必须紧紧围绕学校中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进精细化、规范化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化，职责更加明晰，考核更加科学，制度更加严密，督办更加有力，从而使办公室工作服务领导和师生的绩效更加显著。
　　一、深入推进办公室精细化、规范化管理的必要性（一）深入推进精细化、规范化管理是办公室职能的内在要求办公室的主要职能是为领导决策服务、为学校中心工作服务、为广大师生员工服务，地位非常重要，其职能作用发挥得如何，在一定程度上影响着学校工作的成效。办公室的特殊职能决定了办公室工作具有以下几方面的特点：一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督办检查、接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务，经常是上班先到、下班后走。二是工作难度大、要求高。如在参与行政管理方面，由于办公室人员大量时间陷入在事务性工作中，深入实际不够、调查研究不足、分析问题不透，无法为领导及时、准确、全面地提供调研材料，参谋和助手的作用发挥有限。三是工作影响面广、责任大。
　　“办公室工作无小事”，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作的上述特点，决定了办公室工作必须走科学化、精细化、规范化的道路，力争“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。
　　（二）深入推进精细化、规范化管理是提高办公室工作质效的主要途径长期以来，在单位领导的正确指导下，在各部门和广大师生的支持下，办公室在参与政务、管理事务、搞好服务等方面都处于较高水准。但要站在更高层次上以更高标准来衡量，办公室的工作还存在一些问题和不足：疏于政务、忙于事务；疏于管理、责任淡化；疏于服务、忙于应付；疏于学习、安于现状。当前，只有全面、深入推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为广大师生服务。
　　二、深入推进办公室工作精细化、规范化管理的措施（一）更新观念，提高认识“天下大事，必做于细”。一方面，办公室同志必须牢固树立“细节决定成败”的意识，把重视细节作为一种素质，一种修养，一种工作态度，增强工作的自觉性、及时性、细致性、创造性、有效性，力争每项工作都严谨、细致、准确，要努力实现“六个不让”，即不让领导交办的事在自己这里延误、不让传递的公文在自己这里中断、不让办理的文件在自己这里积压、不让各种差错在自己这里发生、不让前来办事的师生在自己这里受到冷落、不让办公室的形象在自己这里受损。要努力做到“三个一点”，即常规的事，思路超前一点；急办的事，步伐加快一点；敏感的事，考虑周全一点。另一方面，要戒除三种行为，即遇事怕麻烦、办事凭经验、处事不冷静，无论是办文、办会还是办事，都要增强责任意识、创新意识和程序意识，不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为，不因事难而怕为。
　　（二）明确职责，细化流程首先，要依职能办事。办公室的主要职责，概括起来就是“履行六大职能，搞好六项服务”，即履行参谋职能，为领导决策服务；履行协调职能，为推动全局服务；履行把关职能，为中心工作服务；履行宣传职能，为学校形象服务；履行督办职能，为政令畅通服务；履行保障职能，为机关运转服务。要将办公室的各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位，明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”，确保岗位职责精细化；按规章办事，按程序运作，按规程服务，既不越位，也不缺位，确保行使责权规范化。
　　其次，要按流程办事。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求，优化办公室各项工作流程。办公室的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的督查评估反馈等主要环节来设计工作流程。同时，要逐项建立信息调研、公文运转、秘书事务、督办检查、新闻宣传、会议管理、日常接待、信访处理、网站管理和校园文化建设等各方面工作的具体流程，做到环环相扣、互促互动。
　　第三，靠协调成事。行政管理中许多工作都归口办公室管理，但又要靠各部门、各单位共同落实。因此，办公室要正确定位，摆正位置，加强协作，形成协调配合、齐抓共管的工作格局。笔者认为要做好以下“四个协调”：一是做好与领导的协调。及时领会领导意图，把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。二是做好与上级机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排，及时向校领导汇报，在当好“参谋”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好与其它部门、单位之间的协调。在工作中，由于各部门、单位之间的工作侧重点和工作要求不同，不可避免的会产生一些不同的意见，办公室要主动做好协调工作，本着求同存异、顾全大局的原则，及时协调解决。需要领导出面协调解决的问题，及时请示汇报，做到既解决问题，又尊重各方面的意见。四是做好与地方单位及校外部门之间的协调。
　　（三）完善制度，强化考核要对办文、办事、办会、接访、督办等工作规章制度不断进行修订、补充和完善，形成规范化的制度体系，坚持用制度来约束行为，规范工作运转，使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。重点要建立和完善以下两项制度：
　　首先，建立工作日志制度。通过建立工作日志，提高办公室同志统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏，杜绝重大失误。一是日常事务日志。对相关部门间业务联系的工作，外来会议通知，领导干部外出、干部出差、参观、学习、考察等日常事项，建立专门日志，工作完成后，存档备案，以备查询。二是建立个人工作日志。每个办公室人员都建立自己的个人工作日志，便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。三是建立临时工作日志。对领导交办或其他部门、单位请求协助的临时性工作建立日志，留存记录，防止安排的工作多了，顾此失彼。
　　第二，完善考核制度。严格实行定岗、定责和目标管理。根据岗位职责将办公室内部划分为文秘、接待等考核小类，按各自所担负的职责细化为日常性、阶段性和临时性任务目标，明确完成时限、工作程序和具体要求，实行分工负责，责任量化考核。在考核过程中，要合理确定考核标准，对能够量化的工作尽可能地设计量化指标，对主观因素较强、不容易量化的工作，应当设计必要的定性评价指标。（作者单位：附属中小学办公室）