单位里刚开完一个会议，领导让担任会议纪录的小李写一个会议纪要。小李一听到这个任务心里有点紧张，怎么写？感到无从入手，很犯难。下班后，他一边求教他的老师，一边学习公文写作基本知识，在弄清楚会议纪要的基本要求后，当晚就写出了他参加工作以来的第一份会议纪要。
为什么要写会议纪要？
笔者曾在报社的办公室工作多年，接触过各种公文：通知、通报、请示、报告、简报、意见、函、批复、会议纪要等，会议纪要是行政公文中的一种形式。
什么是会议纪要？会议纪要是会议结束之后，用于通报会议情况和议定事项的公文。
并不是什么会议都要写纪要，只有重要和比较重要的会议才要写纪要。会议纪要的作用是全面地记载会议情况，便于会后向更多的人传达，或向有关单位通报，或向上级单位汇报，也便于日后备案查阅。
会议纪要既可以下发，也可以平发，还可以上发，是一个行文方向多向的公文。
纪要不同于记录、简报
会议记录是秘书在会上用笔记下的会议全过程，包括每一个人的发言内容；或根据录音整理出来的会议全部内容。而会议纪要则要将会议记录和其它会议材料（如简报、专题书面发言等）进行整理、筛选、提炼，有条理地加以概括，形成文字。
会议纪要也不同于会议简报。会议简报可以在会议进行中印出，也可在会议结束后印出。会议简报有时只议一个题目，不全面。有的简报只是介绍某个人观点，只具参考性。
一个会议可发多份简报，但是，一个会议只能有一份会议纪要。会议纪要具有比会议简报更强的知照性，比简报更权威更有效力。
抓住“纪”和“要”关键字
写会议纪要时，要紧紧抓住“纪”和“要”这两个关键字。
会议纪要中的“纪”，指的是纪实、真实，不能失真，不能虚构，不能凭空想象，要求真实地写出会议概况，介绍各种观点，归纳达成的公识，写清会议所做出的决定、决议。
会议纪要中的“要”，指的是突出要点，抓住重点。写作者要具备较强概括归纳能力，选择会议重要、关键、具体的内容成文。而不是拉拉杂杂什么都写，不能写得与会议纪录基本一样。
会议纪要成文后，在读会议纪要的人中，有一部分是参加这次会议的，有一部分是没有参加会议的。前一部分人虽然参加了会议，但可能记录得不够详细，了解得不够全面，也未能加以概括。后一部分未参会的人，需要了解会议基本情况，了解会议提出了什么问题、解决了什么问题、提出了什么意见。为此，会议纪要必须是翔实的、全面的、阅读起来又是便利的，使这两部分人的需求都能得到满足。
会议纪要的基本写法
一、会议纪要的标题：
如果这个会议的名称叫做“某某工作会议”的，会议纪要的标题则可写成“某某工作会议纪要”。例如：“某某省林业工作会议纪要”“某某市长联席会议纪要”。
如果这个会议的名称叫做“某某研讨会”“某某交流会”“某某座谈会”的，会议纪要的标题则可写成“某某研讨会会议纪要”“某某交流会会议纪要”“某某座谈会会议纪要”。例如：“某某工厂节能研讨会会议纪要”“某某公司用户座谈会会议纪要”。
就是说，这个会，叫“会议”的，可直接在会议名称后写上“纪要”2个字。
那个会，只叫“研讨会”“交流会”的，则要在会议名称后加上“会议纪要”4个字。
二、会议纪要的正文：
会议纪要的正文包括3个部分：开头、主体、结尾。
1、开头部分：写会议召开目的、主办承办协办单位、起止日期、召开地点、与会人员范围及主要领导名单、议题、议程、收效、决议等。这与写消息的导语差不多，但比消息的导语更详细。
2、主体部分：通过对会议材料的归纳整理，把会议的内容逐条写出。评价过去的工作，总结经验教训，阐述面临的任务，提出希望与要求，可逐一展开。研讨会、座谈会、交流会可以写达成的几点共识，再写不同的有代表性的观点。
3、结尾部分：一般情况结尾部分最常用的写法是：“会议要求……”“会议希望……”“会议号召……”，即指明如何贯彻落实好会议精神，鼓舞士气，再创辉煌。也有一些会议纪要的结尾比较简单，只是一个说明。如“会议商定，下一次会议于七月份在某某地举行，请有关部门做好各项筹备工作。”
三、会议纪要的用词：
在写作中，不要用第一人称写，即不要写成“我们认为”“我们指出”。而要用第三人称写，写成“会议认为”“会议指出”。
在写会议纪要时，常用的词汇还有“会议听取了”“会议研究了”“会议要求”“会议强调”“会议商定”“会议号召”等。这些词，在适当处可用，不一定每段开头时都用“会议强调”。
会议纪要中还有一些词汇是经常用到的。以下词汇可作参考：传达、介绍、回顾、交流、分析、审议、通过、提出、讨论、决定、同意、明确等。这些词在记录会议的进程中显得十分必要，应根据会议进程具体情况，选用不同的词汇，在写作中灵活加以运用。
会议纪要的公文格式
会议纪要的格式，视情况不同，可以用“单体行文”发文，也可以用“复体行文”发文。
所谓“单体行文”，指的是会议纪要标识由“某某会议纪要”组成。例行的日常工作会议纪要，要用这种格式。有些重要的会议，也用这种独立直发式。
所谓“复体行文”，指的是“被批转”“被印发”的会议纪要。在公文首页，有关发文单位往住会加上“批转某某会议纪要的通知”“关于印发某某会议纪要的通知”等词句，并提出“请结合实际，认真贯彻执行”等要求。这种格式叫做“复体行文”发文形式。这种发文形式，向上级发文时，会议纪要是作为“报告”的作用。向下级发文时，会议纪要相当于“通知”的作用。平行发文时，会议纪要相当于“函”的作用。
有的单位有固定版头的会议纪要纸，可以在版头上填上时间、地点、出席人、主持人、列席人、记录人等。
有的会议纪要可以在文的最后写上出席人、列席人名单。这要视情况而定，无统一规定。
会议纪要一般不加盖公章。成文日期有的可以放在标题下方，用括弧标出。
会议纪要是公文，一般情况下不作为新闻稿发给新闻单位。如果要把它改成新闻稿，就需要按照新闻稿的要求，写好导语，压缩文字，突出重点，另取标题，变成新闻稿后再发出。
（作者系人民日报海外版原培训部主任）
