一张照片的背后
10月7日上午，一张照片在师生的朋友圈里流传开来。照片上是一位面容慈祥、头发花白的老人，手上拿着一个信封，上面写着“祝母校60岁生日快乐”。
　　这位老人是我校水文地质专业57级校友，一位家境普通的70多岁退休职工，自己专程从广州来长沙为母校庆生。照片上的信封里装着她捐赠母校的2万元。
　　“一定要找到她！”活动办主任周艳红说。
　　从看到这张照片开始，活动办工作人员一路顺藤摸瓜，联系长沙、广州的同学家人，直到7号晚上11点，终于知道了老人的手机号码，但电话打过去却提示已停机！“会不会是电话欠费停机了？”活动办副主任李志源立刻给老人的手机充了100块钱话费，又一次打了过去。“喂？”电话接通了！全部人都舒了一口气。
　　“当我们得知老人住在火车站旁边的小旅馆时，心里很不是滋味。”活动办郑延恒老师说。他们提出要接老人来学校，为她安排食宿接待，老人却再三表示不用麻烦学校，拗不过老人的意愿，活动办只能给她安排了一位学生志愿者对接服务。
　　第二天上午，工作人员终于和他们牵挂了一天的周美玉老人见面了。老人居然又捐赠了2万元！她笑着说：“能为母校发展出一份力，我十分自豪！我希望她越来越好。”而且再次坚持拒绝活动办为她安排食宿，“学校60周年这么大的事，要忙的事很多，不给学校添麻烦是我唯一的要求！”然后，她握着周艳红主任的手说出了自己一个小小的心愿：“我想进纪念大会会场看看。”
　　大会当天，老人和当年的老同学们聚在一起有说有笑，眼里满满都是眷恋和满足。
　　周美玉的儿子介绍，老人一直心系母校，关注着母校的发展，“校庆50周年的时候，她也过来捐过款。”
　　这是活动办在组织这次60周年纪念活动中的一个小故事。
　　前前后后参与校庆活动的各方人士达数万人，作为负责此次纪念活动的职能部门，活动办在短短七个月的时间里，从前期的整体策划、方案制定、机构设置、人员调配，到中期各个活动的陆续开展，各部门之间协调，活动人员和场地调度，再到后期的活动总结、材料汇总、账目清理，全程参与活动的每一个细节，及时处理每一个意想不到的事件和变化。
　　考虑到七八十岁的校友不能过多行走，活动办安排了他们在不用爬楼梯的图书馆小会议室观看现场直播，专门配备了相关学院、图书馆、离退休处的工作人员陪同照料。“56级校友黄美媛与06级校友廖羽因校庆结缘，他们相约母校七十周年时再聚，校友戴老师带着生病的孩子全程参与师生联谊晚会……这种不分年龄、不分年级的浓浓情怀，也时刻感动着我们。”活动办郑老师说。
　　为了各项纪念活动的圆满，熬夜赶工、每日八点例会对活动办来说早已是工作常态。传达室黄师傅实在无法每天深夜开门，只好配一把小门钥匙专供活动办出入。
　　除了精心组织、统筹安排，思想的汇聚也是活动办的另外一个标签。“办学六十周年的纪念其实只是一个载体，一切的精心安排都是为了纪念活动的成功，为了让每一位校友感受到学校的发展变化和回家的温暖，鼓舞在校师生为学校创建‘双一流’更加奋力拼搏，把长沙理工大学的办学精神继续传承和弘扬下去。”周艳红说。
他们的接待“零差评”
　　“接待组的任务多而杂，需要顾及到来宾的吃、住、行等方面，而且校友们年龄阶段不同，有的行动不便，有的老校友说方言不太容易理解，因此我们设置了‘一对一’的方式来进行服务。”接待组负责人之一、招就处副处长丁力说。
　　事实证明，他们的接待是“零差评”！
　　早在校庆前一个月，接待组就开始对学生志愿者们进行培训，对联系和接待校友时的服务和礼仪做了严格的要求，连交流的短信内容都有严格规范，“第一条该怎么发，第二条该怎么发，一直到校庆结束，校友和嘉宾们离校，都有相应的短信发送，这样才可以精准确认每一位校友的信息。”
　　确实，接待组工作难度最大的地方就在于信息的更新频率高。“经常会遇到一条短信发过去过了几天才回的情况。但我们并没有因此影响接待质量，每一天都会更新嘉宾回执情况，确认信息，保证接待工作的顺利进行。”丁力老师笑着说。
　　与56级校友黄美媛奶奶对接的李东城同学表示：“虽然牺牲了一些课余时间进行培训，但是想到能亲眼见到校友几十年后重返母校，追忆往昔的同时也领略母校如今的成就和风采，我们这点牺牲就不算什么了。”在纪念大会的排练中，李东城陪伴着黄奶奶一次次的熟悉台本和走位，一遍又一遍枯燥的练习，没有一点不耐烦。
　　纪念活动当天，天还没亮，志愿者们就跟随接待组安排的车辆前往校友和嘉宾们所住的酒店，帮助他们熟悉流程和路线。
　　有一位校友的电话始终没有接通，大会入场券也还没有送到他的手中，接待组的老师和同学心急如焚，担心校友在安保严格的大会现场吃闭门羹。为了保证校友能顺利参加纪念大会，志愿者一直在会场们口等候，最终帮助因公事而未能及时赶到的校友顺利参加纪念大会。
　　万全的准备和随机应变的能力是解决突发情况时最有力的保障。在晚上的师生联谊晚会开始之前，有十几位57级的校友聚在一起给接待组来电，说在南门口找不到晚会地点，想要寻求帮助，接待组误以为他们在步行街的南门口，连忙派了车去接，沟通得知原来是在学校的南门门口，接待组又马上派车到学校南门接应。
　　一些没有回函确定会来校庆的校友突然到访是最紧急的情况之一。“我们要临时安排志愿者跟进校友的行程安排，为他们安排住所、熟悉活动等等，但我们的宗旨却一直都没有变，那就是：只要是校友来了，我们就一定要让他感受到回家的温暖，不管何时何地。”
一切为了这个“家”
　　“我们负责校庆捐赠物资统计和校友之家展览馆的建设。”校友合作处的刘迪慧老师介绍道。
　　从去年开始，校友合作处就着手全国各地校友会的联络、走访、换届等工作。但为了让校友们回家、回家以后感受到家的温暖，他们付出得更多。
　　在校友基金的接收与管理上，他们采取了新的形式。“我们这次利用微信红包进行校庆捐款，各地的校友会都自发地参与进来。上海校友会的微信群在一周之内就实现200多人共50多万元的捐赠。”
　　除了成立和规范校友基金会，“校友之家”建设也是校友合作处工作的重中之重。
　　校友之家是学校八月份才批准建设的校友捐赠物资展览室以及校友档案库，场馆中陈列着校友们捐赠的各类纪念品。值得一提的是，校友之家有一位专门的清洁工人，是一位担任保洁公司经理的校友派来的，工资全权由他负责。“大家捐赠的物品五花八门，但都是我们需要的，他们都乐于为母校出一份力。”
　　校友之家做了一件非常有意义的事情，那就是为每一位校友建立了电子家谱，四十多万校友的纸质档案数据全部录成电子档，这份工作由校友之家志愿者和工作人员在两个多月的时间里完成。在此之前，校友的搜寻都要到纸质档案库里一卷一卷翻阅，现在只需要在电脑上打开资料库就能搜索到学生所在班级、同班同学等基础信息。
　　这个过程不仅仅是繁琐。有的校友档案不完整，于是校友之家的志愿者们采用了最原始的方法———亲自给校友打电话让他们回忆自己同班同学的信息。志愿者队长钱晨放弃了大四实习的机会，坚守在自己的岗位，终于带领志愿者完成了数据的录入、校对等细节工作，“这项工作实在是太重要了，我们从此以后有了一份从建校开始最完整的家谱。”（学生记者 陈思宇 王秋锦 杨超 蔡琪）