近年来，我校不断推进管理体制改革，校院两级管理体制逐步完善，各学院的办学主体地位逐渐确立。在这种背景下，学院办公室作为沟通上下左右的枢纽机构，如何发挥职能作用，对完善学院的办学主体地位具有重要意义。
　　一、学院办公室的基本职能学院办公室是学院的综合服务科室。为教学、科研和行政管理工作做好服务，是学院办公室的一项基本职能和核心内容。为教学科研工作服务就是为师生服务，发挥上传下达的桥梁作用，努力为师生排忧解难；为行政管理工作服务就是为领导服务，做好参谋和助手，协助领导组织各种会议，做好会议记录，起草各种材料和文件，积极与学校职能部门协调，做好教学、科研和行政管理的条件保障。办公室要确立以服务对象为中心的工作理念，把为教学、科研和行政管理工作服务作为工作的出发点和落脚点。
　　学院办公室是领导决策的信息库。学院行政管理工作的成败优劣，取决于领导的决策，而决策的基础在于准确获取各方面的信息。办公室作为联系上下左右的枢纽，能汇集各方面的信息，掌握各种材料数据，是领导决策的信息库。办公室要做好学院的档案建设，注意收集、汇总学院各方面的工作信息，整理建档；要建设和维护好学院的网站，使之成为宣传学院工作的阵地、展示学院工作的窗口、服务学院师生的平台、获取意见建议的途径；要根据领导的意图，有重点地做调查研究，获取相应的信息资料，提出工作建议，供领导决策时参考。
　　学院办公室是工作落实的推进器。检查督促各项工作的落实情况，是有效推进学院各方面工作的措施之一，也是学院办公室的一项重要职能。学校统一部署的工作和学院党政会议讨论确定的目标任务，要靠办公室检查督促来抓好落实。做好检查督促工作，要着重注意两个方面的问题：一是传达任务要布置及时、要求清楚、责任明确。要及时接受学校及有关部门的工作部署、通知和领导的指令，及时传达到有关教研室、实验室或具体人员，明确工作要求和目标任务，确定工作落实的责任人。二是检查督促要抓住重点、讲究方法、注重实效。紧紧围绕中心工作、领导关注的工作，制定详细的检查督促工作计划和方案，不断改进工作方法，善于借助外力、合力，发挥工作落实责任人的积极性、创造性，通过量化考核、定期通报等形式，提高检查督促工作的实效，推进学院各项工作的落实。
　　学院办公室是对外交流的先遣队。学院办公室是学院内外信息交流的枢纽，对外交流工作是办公室的一项重要职能。对外交流工作在范围上包括对校内各部门及学院之间的交流、对校外有关单位及个人的交流；在内容上包括联系工作、业务交往、学习经验等；在形式上包括接待来访、走访、电话、传真、网络、信函、会议等。
　　二、提高学院办公室工作水平的基本途径加强学习是基础。学院办公室职能本身要求办公室人员必须是思想过硬、知识全面、思维敏捷、能写会说会做的高素质人才。要做好学院办公室工作，提高工作水平，加强学习是基础。从书本上学习，除了根据学院所辖专业的要求认真学习相关专业知识外，还要结合办公室工作的需要，有针对性地学习教育学、心理学、管理学、决策学、系统论、控制论、计算机、网络技术等相关学科知识，不断完善知识结构，提高综合素质；从实践中学习，一是向同行学习，通过请教、交流、观察、揣摩，学习别人的工作方法、工作艺术。二是在工作中不断探索，大胆实践，养成严谨、务实、乐于奉献的工作作风和整洁、条理、雷厉风行的工作习惯，为提高办公室工作水平，奠定坚实基础。
　　树立意识是关键。做好学院办公室工作，提高工作水平，要树立四种意识。一是树立政治意识。进一步提高政治理论水平，用邓小平理论和“三个代表”重要思想武装头脑，在工作中贯彻落实科学发展观，坚定理想信念，牢记党的宗旨，全心全意为学院师生服务，自觉保持共产党员的先进性。二是树立大局意识。紧紧围绕建设国内知名医科大学的奋斗目标，坚持教学中心地位，把对教学科研工作有利、对教师学生有利、对学院发展有利作为办公室工作的出发点和落脚点，在日常工作中，始终站在全局的高度分析问题、解决问题，说话做事能从大局出发，自觉维护学院的形象和领导的威信，积极营造团结、和谐的工作局面。三是树立责任意识。对工作岗位负责，明确岗位职责，团结协作，勤勉做事，办公室内部人员之间做到分工不分家，补台不拆台，与其他办公室之间加强沟通与协调，注意工作环节上的衔接，做到分时各尽其职，合时齐心协力，保证学院管理工作的规范有序。对领导负责，做好助手和参谋，帮助领导集中精力想大事、谋大事。四是树立效率意识。首先，要做好全年的工作规划，制定详细的工作计划，增强工作的预见性；其次，要注意把握工作的主次性，分清工作的轻重缓急，做到常规工作超前抓、突击性工作及时抓、领导交办的工作重点抓，既能分清主次关系，又不遗漏工作，掌握工作的主动性；再次，对重要的工作要注意多请示，先将初步考虑的工作方案或想法向领导汇报，征得领导同意后再组织实施，避免工作的盲目性。
　　完善制度是保证。要做好学院办公室工作，提高工作水平，就要完善各项规章制度，用制度管人，靠制度做事。办公室工作千头万绪，琐碎繁杂，要保证办公室工作的规范化，克服随意性，就要建立健全学院办公室的各项规章制度，制定办公室各类人员的岗位职责及主要工作的工作流程，把办公室工作纳入规范化轨道，做到按章操作、照章办事、依章管理，在更大程度上避免闲时无所事事，忙时手忙脚乱的现象，保证办公室工作的规范、有序。
　　建设队伍是根本。建设一支高素质的办公室工作队伍，营造团结、和谐的工作氛围，培养严谨、务实、乐于奉献的工作作风，是做好学院办公室工作的根本保证。在队伍建设方面，要充分考虑办公室人员在知识结构和能力结构上的合理配置；要加强思想教育，做到勤政廉政，树立办公室人员良好形象；要定期组织政治理论和业务学习，在工作实践中不断提高综合素质和工作能力。（作者为药学院办公室主任）